Tally Prime mein inventory kaise use karein? - Part 1

टैली प्राइम में इन्वेंटरी कैसे बनाएं?

दोस्तों, टैली प्राइम एक ऐसा एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर है जो आपको एकाउंट्स के साथ साथ इन्वेंटरी (स्टॉक) भी मैनेज करने की सुविधा देता है| टैली प्राइम में एकाउंटिंग के दो मोड है 

1. एकाउंट्स ओनली 
2.  एकाउंट्स विथ इन्वेंटरी 

दोस्तों एकाउंट्स ओनली में आपको सिर्फ एकाउंटिंग की सुविधा मिलती है जिसमे आप सिर्फ एकाउंट्स मैनेज कर सकते है, इन्वेंटरी (स्टॉक) मैनेज करने का उसमे कोई ऑप्शन आपको नहीं मिलेगा| एकाउंट्स विथ इन्वेंटरी में आपको एकाउंट्स के साथ साथ इन्वेंटरी (स्टॉक) भी मैनेज करने की सुविधा मिलती है जिसमे आप अपने स्टॉक को मैनेज कर सकते है| 

एकाउंट्स ओनली ज़्यादातर चार्टर्ड एकाउंटेंट्स या कोई भी कंसल्टेंसी फर्म द्वारा इस्तेमाल किया जाता है क्यूंकि सर्विस देने वाले बिज़नेस में इन्वेंटरी का इस्तेमाल नहीं होता है| जबकि एकाउंट्स विथ इन्वेंटरी आपको ट्रेडिंग, मैन्युफैक्चरिंग जैसी इंडस्ट्रीज में आसानी से इस्तेमाल होते हुए दिख जाएगी| 

अब बात आती है कि इन्वेंटरी (स्टॉक) को टैली प्राइम में कैसे एक्टिवटे करते है| 

तो स्टॉक एक्टिवटे करने के लिए आपको टैली गेटवे पर F11 प्रेस करना है और मेन्टेन इन्वेंटरी फीचर्स को Yes करना है| इसके बाद आप गेटवे ऑफ़ टैली में क्रिएट पर एंटर प्रेस करेंगे तो देखेंगे की वहां पर इन्वेंटरी मास्टर्स का ऑप्शन आ गया होगा जहाँ पर आपको Stock Group, Stock Category, Stock Item, Stock Unit and Godown  ऑप्शन मिलेंगे| 

ऊपर दी गयी फोटो में देख कर आप इन्वेंटरी (स्टॉक) को इनेबल कर सकते है| 

ऊपर दी गयी इमेज में आप देख सकते है की इन्वेंटरी मास्टर का ऑप्शन अब हमारे पास दिखने लगा है 

इन्वेंटरी मास्टर्स में सबसे पहला ऑप्शन है की स्टॉक ग्रुप कैसे बनाएं?

दोस्तों स्टॉक ग्रुप से तात्पर्य है की आप जो भी स्टॉक बनाएं उसका ग्रुप क्या होना चाहिए? उदहारण के तौर पर अगर मैं मैन्युफैक्चरिंग यूनिट में काम कर रहा हु और वहां पर कूलर और एयर कंडीशनर का काम हो रहा है तो स्टॉक इस्तेमाल करने के लिए मुझे 2 ग्रुप बनाने होंगे, पहला कूलर और दूसरा एयर कंडीशनर्स, अब जो स्टॉक आइटम कूलर से सम्बंधित होंगी वो कूलर के ग्रुप में जाएंगी और जो एयर कंडीशनर से सम्बंधित होंगी वो एयर कंडीशनर के ग्रुप में जाएंगी| 

उदहारण के तौर पर स्पीड बढ़ने वाला रेगुलेटर कूलर का पार्ट है तो ये कूलर की ग्रुपिंग में जायेगा और AC रिमोट AC  का पार्ट है तो ये AC की  ग्रुपिंग में जायेगा| इस तरह आप अपने प्रोडक्ट के हिसाब से ग्रुप बना सकते है| 

स्टॉक आइटम कैसे बनाएं?

अब बात करते है इन्वेंटरी में स्टॉक आइटम बनाने की, मतलब जो प्रोडक्ट आपको बेचना है उसको किस तरह बनाना है और किस तरह उसे कॉन्फ़िगर करना है?

स्टॉक आइटम बनाने के लिए आपको इन्वेंटरी आइटम के स्टॉक आइटम ऑप्शन में जाना होगा 

स्टॉक आइटम में जाने के बाद आपको स्क्रीन पर कुछ ही ऑप्शंस दिखाई देंगे जैसे की primary और units, यहाँ पर आपको F12 प्रेस करना है और आपके सामने  एक नयी पॉप-अप खुल जाएगी जिसमे काफी सारे ओपशंस दिए गए होंगे 

सबसे पहले तो आपको पहले 2 ऑप्शंस को Yes करना है जिससे आपके सामने सारे ऑप्शंस आ जाये जो आपको इस्तेमाल करने है| जिसमे से कुछ मुख्य इस प्रकार है 

General Details 

Provide Part No. of Stock Items - Yes, मैन्युफैक्चरिंग इंडस्ट्रीज में पार्ट नंबर काफी ज़्यादा इस्तेमाल होता है, वहां पर आइटम को नाम की जगह पार्ट नंबर से जाना जाता है, जैसा की आप देख सकते है की अगर कोई इलेक्ट्रिकल आइटम हम लेते है और उसके पार्ट की कभी ज़रूरत पड़े तो सबसे पहले उसका पार्ट नंबर पूछा जाता है 

Inventory Details 

Use Stock Groups for Stock Items - Yes, किसी भी स्टॉक को उसके ग्रुप के मुताबिक रखने के लिए इस ऑप्शन का yes रहना ज़रूरी है 

Provide UOM for Stock Items - Yes, UOM का मतलब है की आपके आइटम की यूनिट क्या है वो किस फॉर्म में इस्तेमाल होते है, जैसे की नंबर्स, मीटर्, टन, मेट्रिक टन इत्यादि 

Use Alternative Units - Yes,  मैन्युफैक्चरिंग इंडस्ट्रीज में इस ऑप्शन का काफी इस्तेमाल किया जाता है उदहारण के तौर पर, एक ऑटो फ़िल्टर को बनाने के लिए काफी चीज़ो का इस्तेमाल होता है और उनको जोड़ने के लिए ग्लू या फेविकोल का इस्तेमाल होता है, अब एक फ़िल्टर बनाने में पूरे ग्लू की बोतल तो नहीं लगेगी तो एक फ़िल्टर बनाने के लिए स्टैण्डर्ड तौर पर कितना ग्लू लगेगा इसका हिसाब किया जाता है और उसको BOM (Bills of Material) में सेट किया जाता है| अब ग्लू यदि एक किलो के फॉर्म में आता है और सिर्फ 100 ग्राम ही इस्तेमाल होता है तो उसके लिए हमें Alternative Units बनाना ज़रूरी हो जाता है| 

Set Bills of Material in Stock Items - Yes, दोस्तों यदि कोई एक वस्तु काफी साड़ी चीज़ो को मिला के बनती है तो उसके लिए हमें Bills of Materials (BOM) का इस्तेमाल करना होता है| इसके बारे में हम आगे विस्तार से आपको बताएँगे 

Provide Standard Buying & Selling Rates - Yes

Provide MRP Details - Yes, अगर आप अपने प्रोडक्ट की MRP दिखाना चाहते है तो आप इस ऑप्शन को इस्तेमाल कर सकते है 

दोस्तों ये तो था इन्वेंटरी क्रिएशन का पार्ट 1| पार्ट 2 के साथ हम जल्दी ही मिलेंगे तब तक के लिए अपना ध्यान रखें |